כאשר רשות בחו״ל מבקשת מסמך מישראל, לא מספיק להכין תרגום או לשים חותמת. צריך להבין האם הרשות מבקשת מסמך מקורי, תרגום נוטריוני, אפוסטיל, אימות חתימה או שילוב של כמה שלבים. זו אחת הסיבות המרכזיות לעיכובים בהגשת מסמכים בינלאומיים.
סוגי גופים שמבקשים מסמכים
רשויות הגירה, אוניברסיטאות, בנקים, בתי משפט, קונסוליות, עיריות, חברות ביטוח וגופים עסקיים עשויים להשתמש במונחים דומים אבל לדרוש מסמכים שונים. לכן לא נכון להסתמך על ניסיון של אדם אחר עם מדינה אחרת או גוף אחר.
אפוסטיל או אימות קונסולרי
אם המדינה מקבלת אפוסטיל, לעיתים זה המסלול המתאים. אם לא, ייתכן שיידרש אימות קונסולרי. בנוסף, צריך להבין אם האפוסטיל נדרש על המסמך המקורי, על אישור הנוטריון או על שניהם.
איך מתחילים נכון
שולחים את המסמך ואת הדרישה שקיבלתם. הבדיקה המוקדמת מזהה האם מדובר בתרגום, מקור, העתק, חתימה, אפוסטיל או מסמך משלים. כך מקטינים את הסיכון שהמסמך יחזור להשלמות.
ניסיון מהשטח:
במסמכים נוטריוניים, הטעות היקרה ביותר היא להתחיל מהחותמת במקום מהדרישה. לכן הבדיקה הנכונה מתחילה בסוג המסמך, הגוף המקבל, השפה, הצורך במקור או העתק, והאם נדרש אפוסטיל או אימות נוסף.
מה אפשר להתחיל מרחוק?
במקרים רבים ניתן להתחיל בבדיקת המסמך דרך וואטסאפ או מייל: לשלוח צילום ברור, לצרף את דרישת הגוף המקבל ולקבל הכוונה ראשונית. אם נדרש זיהוי, מקור פיזי או חתימה בפני נוטריון, תקבלו הנחיה לפני ההגעה.
רוצים לבדוק את המסמך לפני הגעה?
אפשר לשלוח צילום ברור של המסמך ואת דרישת הגוף המקבל, ולקבל הכוונה האם נדרש תרגום נוטריוני, אימות חתימה, אפוסטיל, העתק נאמן למקור או פעולה אחרת.
