Certified Copy לאוניברסיטה בחו״ל – מה האוניברסיטה באמת מבקשת

אם אוניברסיטה בחו״ל ביקשה Certified Copy, זה בדיוק השלב שבו כדאי לעצור. המונח נשמע פשוט, אבל הוא אחד המקורות הנפוצים לטעויות בהגשת מסמכי לימודים. לפעמים הכוונה היא לעותק נאמן למקור, לפעמים למסמך רשמי שהונפק על ידי המוסד בישראל, ולפעמים האוניברסיטה מצפה גם לתרגום נוטריוני או לאפוסטיל.

הבעיה היא שמוסדות לימוד משתמשים במונחים דומים בצורה שונה. Certified Copy, Official Transcript, Notarized Translation ו-Apostilled Document אינם אותו דבר. אם מכינים את המסמך הלא נכון, ההרשמה עלולה להתעכב גם אם התוכן עצמו תקין.

מה יכול להיחשב Certified Copy

במקרים רבים Certified Copy הוא עותק מאושר של מסמך מקורי, כמו תעודת בגרות, דיפלומה, גיליון ציונים, אישור זכאות לתואר או דרכון. הנוטריון מאשר שהעותק תואם למקור שהוצג בפניו. זה לא תרגום, ולא בהכרח אפוסטיל.

אבל יש אוניברסיטאות שכותבות Certified Copy ומתכוונות למסמך שהונפק ישירות על ידי בית הספר, משרד החינוך או המוסד האקדמי. יש גם מוסדות שדורשים שהמסמך יישלח ישירות מהמוסד בישראל ולא מהסטודנט. לכן צריך לקרוא את ההנחיה במלואה.

מתי צריך גם תרגום נוטריוני

אם המסמך בעברית והמוסד דורש אנגלית או שפה אחרת, עותק מאושר בעברית לא יספיק. במצב כזה ייתכן שצריך תרגום נוטריוני של המסמך, ולעיתים גם אישור נוסף לפי דרישת המדינה או האוניברסיטה.

אם המסמך כבר הונפק באנגלית על ידי המוסד בישראל, ייתכן שלא יהיה צורך בתרגום. אבל עדיין ייתכן שהאוניברסיטה תדרוש עותק מאושר, אפוסטיל או מסמך רשמי במעטפה חתומה. לכן העובדה שהמסמך באנגלית אינה סוגרת את השאלה.

מה ההבדל בין Certified Copy ל-Official Transcript

Official Transcript הוא לעיתים גיליון ציונים רשמי שמונפק ישירות על ידי מוסד הלימודים. יש אוניברסיטאות שמבקשות אותו במעטפה סגורה או דרך מערכת דיגיטלית רשמית. לעומת זאת, Certified Copy הוא בדרך כלל עותק מאושר של מסמך שכבר נמצא בידיכם.

החלפה בין שני המונחים עלולה לגרום לעיכוב. סטודנט יכול להכין עותק נוטריוני תקין, אבל אם האוניברסיטה דרשה Official Transcript מהמוסד עצמו, המסמך לא יספיק.

האם צריך אפוסטיל למסמכי לימודים

לפעמים כן, אבל לא תמיד. אם האוניברסיטה או הרשות במדינת היעד דורשת אימות בינלאומי, ייתכן שצריך אפוסטיל על המסמך המקורי או על האישור הנוטריוני. במקרים אחרים אין צורך באפוסטיל בשלב ההרשמה, אך ייתכן שיידרש בשלב ויזה או רישום סופי.

איך בודקים נכון

כדאי לשלוח את נוסח הדרישה באנגלית, צילום של המסמך, שם המדינה, שם האוניברסיטה והשלב בתהליך ההרשמה. במשרד עורכי דין ונוטריון אירנה פיין ניתן לבדוק האם הכוונה היא לעותק נאמן למקור, תרגום נוטריוני, אפוסטיל או מסמך רשמי מהמוסד. כך לא מכינים מסמך שנראה נכון, אבל לא עונה לדרישה האקדמית.