אם ביקשו מכם להגיש מסמך לחו״ל, סביר להניח שמישהו הזכיר את המילה אפוסטיל. אבל לפני שמחפשים איפה עושים אפוסטיל בחיפה, צריך להבין על איזה מסמך בכלל צריך את האישור. אפוסטיל מיותר יוצר עלות ועיכוב, ואפוסטיל חסר עלול לגרום לכך שהמסמך לא יתקבל.
הבלבול נובע מכך שאנשים מתייחסים לאפוסטיל כמו אל עוד חותמת נוטריון. בפועל, אפוסטיל הוא אישור רשמי שמאמת חתימה, תפקיד או חותמת על מסמך ציבורי או נוטריוני, לצורך שימוש במדינות הפועלות לפי אמנת האג. הוא לא מתרגם את המסמך ולא בודק את תוכנו.
אפוסטיל בחיפה – מתחילים מהמדינה ומהגוף המקבל
השאלה הראשונה היא לא איפה עושים אפוסטיל, אלא האם מדינת היעד בכלל מקבלת אפוסטיל ומה הגוף המקבל דורש. אוניברסיטה, רשות הגירה, משרד ממשלתי, בנק או קונסוליה יכולים לבקש דברים שונים גם כאשר מדובר באותה מדינה.
במסמכים נוטריוניים, הטעות היקרה ביותר היא להתחיל מהחותמת במקום מהדרישה. לכן הבדיקה הנכונה מתחילה בסוג המסמך, הגוף המקבל, השפה, הצורך במקור או העתק, והאם נדרש אפוסטיל או אימות נוסף.
אם המדינה אינה פועלת לפי מנגנון האפוסטיל, ייתכן שנדרש אימות קונסולרי. אם המדינה כן מקבלת אפוסטיל, עדיין צריך לדעת האם האפוסטיל נדרש על המסמך הציבורי המקורי, על אישור הנוטריון או על שניהם.
אפוסטיל על מקור מול אפוסטיל על אישור נוטריון
כאשר יש לכם תעודת לידה, תעודת נישואין, תעודת פטירה, תעודת יושר או מסמך ציבורי אחר, ייתכן שהאפוסטיל צריך להיות על המסמך המקורי. כלומר, האימות מתייחס לרשות שהנפיקה או חתמה על המסמך.
לעומת זאת, כאשר מדובר בתרגום נוטריוני, האפוסטיל מתייחס בדרך כלל לאישור הנוטריוני שמצורף לתרגום. במילים פשוטות: האפוסטיל אינו מאשר שהתרגום יפה או מדויק מבחינה לשונית, אלא מאמת את סמכות הנוטריון שחתם על האישור.
מתי נדרש אפוסטיל כפול
יש מצבים שבהם נדרש רצף שלם: אפוסטיל על המסמך המקורי, לאחר מכן תרגום נוטריוני, ולבסוף אפוסטיל נוסף על אישור הנוטריון. זה נשמע כפול, אבל כל אפוסטיל מאמת רכיב אחר. הראשון את המקור הציבורי, והשני את האישור הנוטריוני.
מצבים כאלה נפוצים בהליכי אזרחות, לימודים, הגירה, נישואין בחו״ל, מסמכי חברה ולעיתים גם מסמכים לבנקים זרים. ועדיין, לא נכון להניח שזה תמיד נדרש. הכול תלוי בדרישה הכתובה.
טעויות נפוצות באפוסטיל
הטעות הראשונה היא לתרגם לפני שבודקים אם צריך אפוסטיל על המקור. אם הגוף המקבל דרש אפוסטיל על המסמך הציבורי לפני התרגום, ייתכן שתצטרכו לחזור אחורה. הטעות השנייה היא להוציא אפוסטיל על מסמך שלא יוגש בפועל, במקום על התרגום הנוטריוני או על העותק המאושר.
טעות נוספת היא להניח שכל חותמת רשמית היא אפוסטיל. חותמת של עורך דין, חותמת מוסד או אישור פנימי אינם בהכרח מחליפים אפוסטיל.
איך לעבוד נכון
לפני שמתחילים, כדאי לשלוח צילום של המסמך ואת הדרישה שקיבלתם. צריך לדעת לאיזו מדינה מיועד המסמך, מי הגוף המקבל, האם נדרש תרגום, ואם יש צורך במקור פיזי. במשרד עורכי דין ונוטריון אירנה פיין בודקים את המסלול לפני ביצוע, כדי להבין אם צריך אפוסטיל על המקור, על האישור הנוטריוני, או שלא צריך אפוסטיל כלל.
במקרים רבים ניתן להתחיל בבדיקת המסמך דרך וואטסאפ או מייל: לשלוח צילום ברור, לצרף את דרישת הגוף המקבל ולקבל הכוונה ראשונית. אם נדרש זיהוי, מקור פיזי או חתימה בפני נוטריון, תקבלו הנחיה לפני ההגעה.
רוצים לבדוק את המסמך לפני הגעה?
אפשר לשלוח צילום ברור של המסמך ואת דרישת הגוף המקבל, ולקבל הכוונה האם נדרש תרגום נוטריוני, אימות חתימה, אפוסטיל, העתק נאמן למקור או פעולה אחרת.
